Pandeminin başlangıcı kabul edilen Mart 2020’den bu yana birçok kurumsal şirketin beyaz yakalı personeli evden çalışma sisteminde çalışma hayatlarını sürdürüyor. Şirketlerin ve çalışanların zorunlu olarak geçtiği bu sistemin çalışma esaslarını düzenleyen ‘Uzaktan Çalışma Yönetmeliği’ geçtiğimiz günlerde Resmi Gazete’de yayınlandı. Bu yönetmeliğe göre işveren ile çalışanın ‘uzaktan çalışma sözleşmesi’ imzalamasıyla evden çalışma sistemi resmiyet kazanacak. Türkiye’nin önde gelen şirketleri tamamıyla uzaktan çalışma sistemine geçtiklerini açıklamaya başladı. Peki işleyiş olarak, tamamen dijital ortamda yürütülecek bu sisteme hazır mıyız? Şirketler bu dönüşüm için neler yapmalı? Çalışan ve işveren hakları nasıl korunmalı?
Olcay Yıldız ‘ bu süreçte çalışan ve işveren haklarının resmi ve güvenli ortamda korunabilmesi önemli…’
Mevcut iş sözleşmelerinin uzaktan çalışma sözleşmesine çevrilmesiyle iş akış süreçlerinin tamamen dijital ortamda yürütülmesi gerekliliği, özellikle insan kaynakları departmanlarında süreç değişikliklerini beraberinde getirdi. Şirketler uzaktan çalışma ile ilgili evden çalışma sistemine yeni yatırımlar yaparken işleyişin güvenli hale gelmesi, çalışan ve işveren haklarının resmi ve güvenli ortamda korunabilmesi ve hak ihlallerinin ortadan kaldırılması son derece önemli diyen Türkkep Genel Müdürü Olcay Yıldız “e-dönüşüm sistemine dahil olan, KEP ve KEP İK çözümlerini sistemlerine entegre eden şirketler insan kaynağını dijital ortamda çok daha doğru yönetebilecek. Maaş bordrosu, izin mutabakatı, bildirimler, fazla mesai, performans yönetimi gibi konuların hepsi uzaktan sürdürülecek. Bu noktada KEP, fiziksel buluşmaya gerek kalmadan işveren ve işçiyi koruyan bir ortam sağlıyor. Ayrıca adres, çalışma yeri gibi kavramların ortadan kalktığı bu süreçte KEP’in önemi çok daha fazla öne çıkıyor. ” dedi.
KEP İK, şirket çalışanlarına tüm evrakların elektronik ortamda iletilmesini sağlıyor.
Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından KEP Hizmet Sağlayıcısı olarak yetkilendirilen güven kurumu TÜRKKEP’in geliştirdiği KEP İK, insan kaynakları süreçleri yönetimini gerçekleştiren, etkili zaman yönetimi sağlayan bir uygulama. Yasal geçerli ve güvenli bir hizmet olan KEP İK, şirket çalışanlarına tüm evrakların elektronik ortamda iletilmesini sağlıyor. KEP İK uygulaması sayesinde geleneksel uygulama ile ortaya çıkan kargo, kâğıt ve toner, bordro nüshaların arşivlenmesi gibi kalemlerden tasarruf ediliyor. İş gücü ve maliyet giderleri düşüyor. Bordrolar tek tek ya da çoklu imzalanıp sistem üzerinden gönderilebiliyor ve arşivlenebiliyor. İnsan kaynakları süreçlerine hız kazandıran, hukuki delil niteliği taşıyan KEP İK, operasyonel verimlilik ve maliyet optimizasyonu sağlıyor. KEP İK, çalışan ve işveren arasında hedef ve performans değerlendirme, atama ve görevlendirme yazıları, sözleşme, bordro, izin mutabakatları, maaş artışı, prim ödemesi bildirimleri, ihtar ve fesih bildirimleri dahil olmak üzere tüm iş süreçlerini resmi ve geçerli hale getirerek otomatik denetliyor, güvence altına alıyor ve hızlandırıyor.
50 çalışan ile 15 bin çalışan arası her sektörden ve büyüklükte şirkete çözüm KEP İK…
Maliyet avantajları, sanal dünyanın giderek yaygınlaşması, dijitalleşmede yaşanan artış, güvenlik ve saklama ihtiyacı, özellikle kamu kurumları başta olmak üzere kurumlar arası elektronik yazışmaların
artması ve yeni regülasyonlarla e-dönüşüm pazarı Türkiye’nin en hızlı büyüyen pazarlarından biri olacak diyen Olcay Yıldız “KEP üzerinden bordro, izin, ihtar, uyarı vb. gönderilmesini sağlayan KEP İK uygulamamızla sektördeki bir ilki gerçekleştirmiştik ve geçtiğimiz yıl en çok tercih edilen ürünlerimizden biri oldu. Şu ana kadar 1000’e yakın şirkette KEP İK hizmeti veriyoruz. Bu hizmetimizle 50 çalışan ile 15 bin çalışan arası her sektör ve büyüklükte şirkete çözüm sağlayabiliyoruz. Şirketlerin hızla evden çalışma sistemine geçmesi ve çalışma esaslarını düzenleyen ‘Uzaktan Çalışma Yönetmeliği’nin devreye girmesi ile KEP İK çözümlerimize ilgi daha artacak. Türkkep olarak sunduğumuz yenilikçi çözümlerle holding ya da KOBİ düzeyinde tüm işletmelerin iş akışlarını kolaylaştırıyoruz. Türkkep olarak geçen yıl yüzde 60 büyüme gerçekleştirdik. Pandemiyle birlikte dijitalleşme ve e-dönüşüme olan ilgi ve ihtiyaç arttı. Pazar çok büyük, e-dönüşüm artık bir ihtiyaç değil zorunluluk. TÜRKKEP olarak yıllardır ciddi büyüyoruz ve buna rağmen diyoruz ki büyümeye daha yeni başlıyoruz…” dedi.
Şirketler KEP ile maliyet avantajı sağlıyor
KEP, sadece İK alanında değil bayi, tedarikçi, satıcı, kiracı vb. gibi kurumların iş ve sözleşme ilişkisi içerisinde olduğu her türlü gerçek ve tüzel kişilerle yasal geçerli çözümler sağlıyor. Şirketlerde özellikle arşivleme, gönderim, kağıt, insan kaynağı maliyetlerinde yaklaşık yüzde 80’e varan tasarruf sağlandığının altını çizen Yıldız ‘Fatura, sözleşme, bordro vb değerli kağıtların geleneksel yöntemlerle alıcısına iletilmesi, mevzuatlar ve yasal yükümlülükler gereği on yıllarca saklanması ile oluşan arşiv maliyetleri, buna bağlı olarak lojistik ve insan kaynakları maliyetleri şirketlere ciddi yük bindiriyor. TÜRKKEP olarak verdiğimiz birçok hizmetle geriye dönük evrak takibinden, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesine, veri akışının takibinden kişisel hataların minimize edilmesine kadar şirketlerin iş yükünü azaltan ürün ve hizmetleri en güvenli ortamda sağlıyoruz. KEP, maliyet avantajının yanı sıra şirketleri disipline eden ve kişilere bağımlılığı azaltan bir sistem’ şeklinde ifade etti.
